Tools en tips voor budgetteren bij bedrijven

Vanaf 2018 zei meer dan 60% van de eigenaren van kleine bedrijven en managers dat ze niet werkten met een officieel financieel budget. En dat aantal stijgt tot meer dan 70% voor bedrijven met minder dan 11 werknemers.

De grootte van je bedrijf bepaalt echter niet of je wel of geen budget moet hebben. De meeste experts op het gebied van persoonlijke financiën bevelen aan dat individuen en gezinnen budgetten maken om te helpen financiële doelen te stellen en te bereiken, onnodige uitgaven te beperken en ervoor te zorgen dat verplichtingen tijdig worden nagekomen. Al deze voordelen gelden ook voor bedrijven.

Of je nu al een tijdje met een officieel budget werkt of nog niet bekend bent met financiële planning bij kleine bedrijven, hier zijn een paar tips om je te helpen deze tool succesvol te gebruiken.

1. Ken je echte inkomsten als klein bedrijf

 

Een kwart van het Nederlands mkb ligt volgens de Rijksoverheid wakker van de financiële situatie van hun onderneming. Tegelijkertijd is er omzet- en winstgroei en is ook de gemiddelde solvabiliteit gestegen.

Voordat je een budget kan maken, moet je weten: is dat waar? Verdient jouw bedrijf geld en hoeveel? Wanneer komt de opbrengst? Door deze vragen te beantwoorden, weet je met hoeveel geld je werkt terwijl je van plan bent rekeningen, mensen en jezelf te betalen en te investeren in de groei van het bedrijf.

2. Begrijp jouw onkosten als klein bedrijf

 

Als je eenmaal weet hoeveel je verdient, maak je een lijst met alle uitgaven voor kleine bedrijven. Verdeel die in maandelijkse perioden en neem daarin op:

• Alle factuur- en schuldenverplichtingen, hoeveel u maandelijks moet betalen en wat de vervaldata zijn
• Doelen voor uitgaven op gebieden zoals marketing, reclame, klantenservice en groei
• Loonkosten, inclusief lonen en vergoedingen
• Bijkomende kosten, zoals kleingeld en reiskosten

Als je niet zeker weet welke uitgaven je moet vermelden, kan je een rapport opvragen van de maandelijkse uitgaven van de afgelopen 3 tot 6 maanden. Neem het gemiddelde van de maandelijkse uitgaven voor elke categorie om schattingen voor de toekomst te maken.

3. Koppel onkostenplannen aan inkomstensprojecties

 

Neem tijdens het beoordelen van jouw uitgaven de tijd om na te gaan of het noodzakelijke en belangrijke uitgaven zijn. Mogelijk kan je bezuinigen op bepaalde uitgaven om geld te sparen voor kapitaal. In sommige gevallen moet je de uitgaven mogelijk van de ene categorie naar de andere verplaatsen. Het is ook een goed idee om te begrijpen hoeveel je momenteel op krediet vertrouwt en of jouw toekomstige inkomen die schuld waarschijnlijk zal dekken.

Een manier om de uitgaven van kleine bedrijven te beheersen, is door uitgaven te koppelen aan inkomensprojecties. Zo adviseert de Small Business Administration dat marketing- en reclamebudgetten ongeveer 7 tot 8% van de bruto-inkomsten moeten bedragen.

Uiteraard kunnen de uitgaven per seizoen verschillen, dus het is belangrijk om rekening te houden met schommelingen in zakelijke behoeften en inkomsten. Je kan in de lente- en zomermaanden bijvoorbeeld minder uitgeven als je normaal gesproken veel meer uitgeeft dan normale marketing voor vakantiekopers.

4. Maak een schriftelijk budgetdocument dat je kan raadplegen

 

Zodra je jouw budget als klein bedrijf hebt afgestemd op je doelen, maak je een schriftelijk plan. Het plan moet minimaal dit bevatten:

• Inkomstenprognoses die zijn onderverdeeld in beheersbare periodes. Sommige bedrijven splitsen hun inkomsten uit tot op de dag; anderen houden de begrotingen maandelijks. Mogelijk moet je experimenteren om te ontdekken welk niveau van geldbeheer voor jouw organisatie werkt.
• Uitgaven opgesplitst in perioden die logisch zijn voor jouw bedrijf. Voor veel organisaties is dat maandelijks, omdat facturen en andere verplichtingen minstens één keer per maand verschuldigd zijn.
• Hoeveel je in verschillende categorieën verwacht te besteden.
• De cijfers van vorige maand (of vorige periode) ter vergelijking, inclusief verwachte inkomsten en uitgaven (voor elke categorie) en wat er werkelijk is gebeurd.

5. Deel het budget met het personeel en houd iedereen verantwoordelijk

 

Deel redelijkerwijs de budgetcijfers met je personeel. Je hoeft niet – en moet waarschijnlijk ook niet – elk detail te delen. Medewerkers hoeven bijvoorbeeld niet te weten hoeveel je loonkosten zijn. Maar ze moeten begrijpen wat de middelen zijn voor hun afdeling en degenen die verantwoordelijk zijn voor verschillende gebieden moeten hun budgetten kennen, zodat ze beslissingen kunnen nemen die de uitgaven op de juiste manier beheersen terwijl ze het bedrijf toch vooruit helpen.

6. Analyseer en wijzig het budget periodiek

 

Een budget is een levend document. Je bedrijf groeit en verandert, wat betekent dat het in- en uitstromen van geld niet stagneert. Plan tijd om jouw budget ten minste eenmaal per kwartaal te herzien met andere leiders of kmo’s in jouw bedrijf, zodat je wijzigingen kan aanbrengen om blijvend succes te ondersteunen.

7. Krijg professionele financiële hulp met je bedrijfsplan

 

Bedrijfsfinanciën kunnen complex zijn, zelfs voor kleine organisaties. Begin met een solide boekhoudkundige basis door contact op te nemen met professionals voor hulp. Je kan een accountant inhuren om je te helpen bij het beheren van boeken en budgetten, of je werkt gewoon samen met een financiële adviseur voor kleine bedrijven om je op het goede spoor te houden.

En als je klaar bent om de volgende stap te zetten in het vergroten van jouw bedrijfsinkomen, zodat je meer hebt om mee te werken binnen jouw budget, overweeg dan ‘s om je aan te melden bij Groupon Merchant.